Heel veel mensen kennen deze handige functie van Gmail niet

Wat doet het slotje in Gmail?

Onderaan het venster waarin je op je computer een mail schrijft, staat een pictogram met een slotje en een klok. Daarmee schakel je de vertrouwelijke modus in. Je bepaalt dan hoelang de ontvanger toegang krijgt tot je bericht en eventuele bijlagen. Ook kun je een extra toegangscode via sms laten vragen.

Daarnaast worden de gewone mogelijkheden om de inhoud door te sturen, te kopiëren, af te drukken en te downloaden uitgeschakeld. Dat maakt het moeilijker om een bericht zomaar verder te verspreiden. Denk bijvoorbeeld aan persoonlijke gegevens die iemand tijdelijk nodig heeft of een document dat je slechts voor een beperkte periode wilt laten bekijken.

Een vervaldatum instellen voor je bericht

De werking verschilt van een gewone e-mail. Gmail vervangt de berichttekst en bijlagen in de kopie voor de ontvanger door een verwijzing naar de inhoud. Binnen Gmail wordt die inhoud als onderdeel van het bericht weergegeven. In andere mailprogramma’s verschijnt een link waarmee de ontvanger het bericht kan bekijken.

Daardoor kun je de toegang laten stoppen zodra de ingestelde termijn voorbij is. Een vervaldatum betekent dat de ontvanger de inhoud daarna niet meer via die toegang kan openen. Het betekent niet dat alle sporen van de verzending verdwijnen of dat eerder gemaakte kopieën worden gewist. Berichten in de vertrouwelijke modus kun je bovendien niet inplannen om later te versturen.

Zo zet je de vertrouwelijke modus aan

Op je computer begin je met ‘Opstellen’. Daarna klik je onderaan het bericht op het pictogram voor de vertrouwelijke modus. In het venster dat opent, kies je een vervaldatum en bepaal je of een sms-toegangscode nodig is. Vervolgens klik je op ‘Opslaan’ en verstuur je de mail.

Kies je voor een sms-code, dan vul je het telefoonnummer van de ontvanger in. Dat is dus niet je eigen nummer. De ontvanger vraagt een code aan en voert die in om de inhoud te openen. Zonder sms-verificatie kunnen Gmail-gebruikers het bericht rechtstreeks bekijken; ontvangers die geen Gmail gebruiken, krijgen een toegangscode via e-mail.

Ook na het versturen kun je ingrijpen. Open daarvoor ‘Verzonden’, selecteer het vertrouwelijke bericht en klik op ‘Toegang intrekken’. Zo hoef je niet te wachten tot de vooraf gekozen vervaldatum is bereikt.

Screenshots blijven mogelijk

Het slotje kan geruststellend ogen, maar het geeft geen garantie dat de informatie bij de ontvanger blijft. Een screenshot of een foto van het scherm blijft mogelijk. Iemand kan de zichtbare tekst ook overtypen. Het uitschakelen van de gebruikelijke knoppen voorkomt dus niet dat de inhoud op een andere manier wordt vastgelegd.

Ook aangepaste of schadelijke software kan de beperkingen mogelijk omzeilen en berichten of bijlagen alsnog kopiëren of downloaden. Die beperkingen van de vertrouwelijke modus gelden ook wanneer je een sms-code verplicht maakt. Zo’n code regelt de toegang tot het bericht, maar verhindert niet dat iemand de inhoud bewaart zodra die zichtbaar is.

Hetzelfde geldt wanneer je achteraf de toegang intrekt. Vanaf dat moment kan de ontvanger de inhoud niet meer via het vertrouwelijke bericht openen. Een foto die daarvoor al werd gemaakt, haal je daarmee niet terug. Gmail geeft je met deze functie dus meer controle over de toegang en de beschikbaarheid van je mail, zonder volledige controle te bieden over wat iemand na het lezen met de informatie doet.