Deze documenten van de overheid moet je niet meer op papier bewaren

eBox is je digitale brievenbus

Wie zijn administratie vooral digitaal wil regelen, komt al snel bij eBox terecht. Vlaanderen.be omschrijft eBox als een persoonlijke en beveiligde digitale brievenbus van de overheid. 

Via die digitale brievenbus kunnen officiële documenten van verschillende overheidsdiensten binnenkomen. Het kan bijvoorbeeld gaan om attesten, officiële documenten, berichten over lopende dossiers en communicatie van Vlaamse, federale en lokale overheden.

Belangrijk is dat digitale documenten volgens Vlaanderen.be dezelfde juridische waarde kunnen hebben als papieren documenten. Dat maakt het voor veel mensen overbodig om van ieder document automatisch een papieren kopie te bewaren. Maar er is een belangrijke nuance: niet iedere overheidsdienst stuurt al ieder document digitaal.

Mijn Burgerprofiel maakt het overzichtelijker

Voor inwoners van Vlaanderen is Mijn Burgerprofiel een belangrijk portaal. Door de eBox eraan te koppelen, kun je officiële documenten en berichten op één plaats bekijken. Vlaanderen.be vermeldt dat je onder meer eBox-documenten kunt lezen en meldingen kunt ontvangen wanneer er nieuws is.

Dat betekent dat je niet noodzakelijk voortdurend in je brievenbus hoeft te zoeken naar officiële documenten. Een melding kan je erop wijzen dat er een nieuw document beschikbaar is.

Er is echter één belangrijke gewoonte die je moet aanleren: controleer je digitale brievenbus regelmatig. Een eBox-document blijft namelijk niet onbeperkt beschikbaar. Vlaanderen.be vermeldt dat de bewaartermijn per bericht kan verschillen. De meeste verzenders hanteren volgens de overheidsdienst een termijn van minstens één jaar. 

Een digitale versie is niet altijd hetzelfde als een afdruk

Hier zit misschien wel de belangrijkste nuance van allemaal. Een digitaal document kan rechtsgeldig zijn dankzij elektronische echtheidskenmerken. Wanneer je zo'n document gewoon afdrukt, kunnen die digitale kenmerken niet meer op dezelfde manier worden gecontroleerd.

Vlaanderen.be geeft bijvoorbeeld aan dat een digitaal attest met elektronische echtheidsstempels volledig rechtsgeldig kan zijn, terwijl een geprinte versie van zo'n document zijn digitale rechtsgeldigheid kan verliezen. 

Dat betekent dat je een officieel document niet automatisch moet printen om het veilig te bewaren. In bepaalde gevallen is het juist verstandiger om de digitale versie als origineel te bewaren. De Mijn Burgerprofiel-app beschikt bovendien over een digitale wallet waarin documenten kunnen worden opgeslagen. Vlaanderen.be vermeldt dat het bijvoorbeeld kan gaan om attesten, vergunningen en eBox-documenten. 

Gooi papier niet zomaar allemaal weg

De conclusie is dus niet dat je vanaf vandaag alle overheidsbrieven kunt weggooien. Controleer eerst of het document digitaal beschikbaar is, of de digitale versie juridisch geldig is en hoelang je toegang hebt tot het document. Sommige instanties werken nog met papieren communicatie of sturen documenten niet via eBox.

Ook voor bepaalde procedures in het buitenland kunnen aanvullende formaliteiten gelden. Een digitaal Belgisch document kan bijvoorbeeld nog gelegaliseerd moeten worden voordat het in een ander land wordt gebruikt.

De beste aanpak is daarom om belangrijke documenten digitaal te bewaren in een overzichtelijke map en belangrijke berichten uit eBox tijdig te downloaden wanneer je ze langer nodig hebt. Papier is dus steeds minder noodzakelijk, maar digitaal bewaren betekent niet automatisch dat je niets meer hoeft te doen. De grootste fout is denken dat een document voor altijd in je digitale brievenbus blijft staan.